18 paź7 minut(y) czytania

Jak Dawać Feedback i Profesjonalnie Udzielać Informacji Zwrotnej?

Feedback to kluczowy element wpływu na interakcje międzyludzkie i skuteczny sposób wspierania rozwoju osobistego. Jest narzędziem, które pozwala na budowanie trwałych relacji, zmianę zachowań, wzrost samoświadomości, doskonalenie umiejętności, rozwijanie kompetencji i motywowanie innych.

Jednak, aby feedback był efektywny, ważne jest, by wiedzieć, czym jest feedback oraz jak go udzielać drugiej osobie w sposób, który przyniesie korzystne efekty. Ten artykuł nie tylko pomoże Ci zrozumieć zasady udzielania informacji zwrotnej. Poznasz również najważniejsze techniki, które można wykorzystać nie tylko w miejscu pracy.

Czym Jest Feedback?

Feedback to proces przekazywania informacji zwrotnej dotyczącej zachowania, jakości pracy lub postępów w rozwoju. Jego celem jest wspieranie rozwoju osoby, która go otrzymuje poprzez wskazywanie zarówno mocnych stron, jak i obszarów do poprawy.

Udzielanie feedbacku jest istotnym elementem komunikacji w środowisku biznesowym, a regularnie przekazywany feedback może znacząco przyczynić się do poprawy funkcjonowania nie tylko wybranej osoby, ale również całego zespołu lub organizacji.

Feedback może być zarówno pozytywny, jak i negatywny. Ten pierwszy, to po prostu pochwała lub zauważenie talentów. Ten drugi, zwany również konstruktywnym, to wyrażenie niezadowolenia lub zwrócenie uwagi na elementy wymagające rozwoju i doskonalenia.

Znaczenie Feedbacku: Dlaczego Feedback Jest Niezwykle Ważny?

Feedback stanowi cenne narzędzie rozwijania i doskonalenia każdej relacji interpersonalnej - nie tylko w życiu zawodowym, ale również w prywatnym. Przede wszystkim umożliwia lepsze zrozumienie oczekiwań każdej ze stron. Przy odpowiedniej dojrzałości i otwartości na przyjmowanie feedbacku, może być również bardzo pomocny przy rozwiązywaniu konfliktów.

W pracy dobry feedback jest kluczowy dla rozwoju zarówno jednostek, jak i efektywności całej organizacji. Przekazując i otrzymując regularnie profesjonalną informację zwrotną, managerowie i liderzy mogą:

Budować relacje oparte na zaufaniu i otwartej komunikacji.
Rozwijać umiejętność przekazywania konstruktywnych informacji na każdym poziomie organizacji.
Budować zaangażowanie członków zespołu.
Zwiększyć motywację pracowników do osiągania lepszych wyników.
Wywierać pozytywny wpływ na rozwój swoich ludzi - zarówno osobisty, jak i zawodowy.
Lepiej rozwiązywać konflikty i ograniczać ich ilość.
Zwiększać efektywność zespołów, dzięki identyfikacji mocnych i słabych stron.

Otwarty feedback zwrotny pomaga także managerom. Dzięki niemu mogą lepiej zrozumieć oczekiwania swoich ludzi oraz uświadomić sobie mocne strony i obszary do rozwoju w dziedzinie swojego przywództwa. Trzeba tylko umieć aktywnie słuchać :-)

Jakie Są Główne Zasady Udzielania Informacji Zwrotnej?

Udzielanie feedbacku nie jest prostym zadaniem, ale istnieje kilka zasad, które mogą ułatwić ten proces:

Oddziel osobę od zachowania lub cechy – Nigdy nie krytykuj osoby jako całości. Komunikat typu "Jesteś nieodpowiedzialny" jest niedopuszczalny. Zamiast tego stosuj 'Dziś zachowałeś się nieodpowiedzialnie" lub "Twoje dzisiejsze zachowanie sprawiło, że poczułam na sobie ciężar nie swojej odpowiedzialności".
Staraj się przekazywać feedback w odpowiednim czasie – Komunikat jest najskuteczniejszy, gdy jest przekazywany bezpośrednio po zdarzeniu. Pozwala to odbiorcy dobrze zrozumieć kontekst i zidentyfikować konkretne zachowania, które wymagają poprawienia lub wzmocnienia.
Bądź konkretny – Konstruktywny feedback powinien być oparty na faktach, a nie na ogólnikach. Zamiast mówić: „Twoja praca jest niezadowalająca”, lepiej powiedzieć: „Zauważyłem, że raport nie zawierał szczegółowych analiz, które były kluczowe dla projektu”.
Uważaj na mowę swojego ciała – Większość naszych komunikatów przekazujemy w sposób pozawerbalny. Jeżeli to, co mówisz nie będzie spójne z językiem Twojego ciała, odbiorca nie zaufa Twoim słowom.

Jak Dawać Feedback Pracownikowi?

W miejscu pracy feedback odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu zespołem. Aby feedback był efektywny, należy go udzielać z wyczuciem i umiejętnością:

Przygotowanie – Zanim udzielisz feedbacku, zastanów się, jakie konkretne elementy pracy wymagają uwagi. Pomoże Ci to być bardziej precyzyjnym i uniknąć nieporozumień.
Konstruktywna krytyka – Krytyczny feedback nie powinien być traktowany jako narzędzie do demotywowania pracowników, ale raczej jako sposób na ich rozwój osobisty. Zwracając uwagę na to, co wymaga korekty, zawsze oferuj konkretne rozwiązania.
Otwartość na dyskusję – Po przekazaniu feedbacku, daj pracownikowi możliwość wyrażenia swoich uwag i opinii. Aktywne słuchanie i wspólny dialog mogą pomóc lepiej zrozumieć sytuację i znaleźć skuteczne rozwiązania.

Jak Radzić Sobie z Udzielaniem Negatywnego Feedbacku?

Udzielanie negatywnego feedbacku bywa trudne, ale jest niezbędne, aby pracownicy mieli możliwość poprawiania swoich umiejętności. Oto kilka wskazówek, jak przekazywać krytykujące uwagi w sposób konstruktywny:

Bądź empatyczny – Przekazując krytyczne uwagi, zawsze staraj się zrozumieć, jak Twoje słowa mogą wpłynąć na odbiorcę. Unikaj ostrych tonów, które mogą wywołać negatywne reakcje.
Skoncentruj się na rozwiązaniach – Zamiast skupiać się tylko na problemach, spróbuj zasugerować konkretne kroki, które mogą pomóc w poprawie sytuacji. A przynajmniej zawsze oferuj swoją obecność i wsparcie.
Unikaj nadmiernej krytyki – Zbyt częsta krytyka może sprawić, że pracownik zacznie czuć się niepewnie i straci motywację do pracy. Kluczowe jest zachowanie równowagi między krytyką a pochwałami.

Jak Udzielać Pozytywnego Feedbacku?

Feedback pozytywny jest równie ważny, jak krytyka. Pochwały motywują pracowników do dalszej pracy i pomagają budować pozytywną atmosferę w zespole. Oto kilka wskazówek, jak przekazywać pozytywny feedback:

Bądź konkretny – Zamiast ogólnych pochwał, skup się na konkretnych zachowaniach lub osiągnięciach. Na przykład, zamiast mówić „Dobra robota”, możesz powiedzieć: „Świetnie zarządzałeś projektem, zwłaszcza w trudnych momentach”.
Nie czekaj z chwaleniem – Pozytywny feedback powinien być udzielany na bieżąco, aby pracownicy wiedzieli, że ich wysiłki są zauważane i doceniane.
Publicznie lub prywatnie – Uznanie można wyrażać zarówno publicznie, jak i prywatnie, w zależności od sytuacji i preferencji pracownika. Publiczne docenienie może jednak wzmocnić poczucie swojej wartości na tle zespołu.

Jakie Są Metody Udzielania Informacji Zwrotnej?

Istnieje wiele metod udzielania informacji zwrotnej, które można dostosować do różnych sytuacji. Oto najważniejsze z nich:

Model SBI (Situation - Behavior - Impact)

To bardzo prosty i w swej prostocie równie skuteczny model. W tym podejściu feedback opiera się na opisaniu konkretnej sytuacji (Situation), która definiuje odpowiedni kontekst, następnie odniesieniu się do wybranego zachowania (Behavior) i w ostatnim kroku wyjaśnieniu wpływu tego zachowania na osobę udzielającą feedbacku lub na innych.

Taki sposób udzielania konstruktywnego feedbacku pomaga opierać go na faktach, a nie na opiniach. Bardzo ważne jest, aby szczególnie w części dotyczącej Impactu unikać komunikatów typu "Ty", i skupiać się na komunikatach typu "Ja".

Przykład:

"Kiedy poprosiłem Cię o przygotowanie raportu w ustalonym terminie (Situation), Ty spóźniłeś się z jego dostarczeniem (Behavior), a niektóre dane okazały się niesprawdzone (Behavior), (ja) poczułem się rozczarowany i zignorowany. Dodatkowo to spóźnienie wpłynęło negatywnie na mnie osobiście, gdyż miało związek z moimi zobowiązaniami w stosunku do innych osób."

Metoda FUKO

To metoda komunikacyjna jest bardzo podobna do SBI i dotyczy głównie konstruktywnego udzielania informacji zwrotnej.

Pod akronimem FUKO kryją się:

F jak Fakty,
U jak Uczucia lub Ustosunkowanie się,
K jak Konsekwencje lub Korzyści,
O jak Oczekiwania dotyczące przyszłości.

Metoda ta jest szczególnie polecana w komunikacji pracowniczej.

Metoda GOLD (Goal, Outcome, Learning, Differently)

GOLD to metoda udzielania feedbacku, która jest stosowana, aby pomóc jednostkom uczyć się na błędach. Polega na formułowaniu pytań koncentrujących się skupione na celu oraz zachowaniu, które należy zmienić. W modelu GOLD chodzi o udzielenie odpowiedzi na następujące cztery pytania główne:

Goal - Jaki był Twój cel?
Outcome - Jaki jest rezultat Twoich działań?
Learning - Czego się nauczyłeś?
Differently - Co zrobisz inaczej kolejnym razem?

Koniecznie trzeba zwrócić uwagę, że to podejście różni się od wszystkich innych. Jest oparte na pytaniach otwartych, a nie formułowaniu komunikatów. De facto są to pytania coachingowe i stanowią klasyczny przykład dialogu, jaki może się odbywać między coachem, a klientem.

Piękno metody GOLD polega również na tym, że może być stosowana do self-coachingu i pracy nad samym sobą, a na poszczególnych etapach można korzystać z następujących pytań alternatywnych:

Goal - Jaki cel sobie postawiłeś Co chciałeś osiągnąć? Co miało być rezultatem Twojego działania?
Outcome - Co faktycznie osiągnąłeś Co poszło dobrze? Czego nie udało się zrealizować? Co się zadziało?
Learning - Jakie wnioski z tego wynikają? O co jesteś mądrzejszy? Jaka lekcja płynie z tego doświadczenia?
Differently - Co będziesz brał pod uwagę, gdy znów pojawi się taka sytuacja? Jakie inne możliwości teraz widzisz? Od czego zaczniesz? Na czym zakończysz? Czego zrobisz więcej? Czego zrobisz mniej?

Metoda „Start, Stop, Continue”

Ta metoda koncentruje się na trzech kluczowych aspektach działania osoby otrzymującej feedback:

Start (Zacznij): Jakie nowe działania lub zachowania osoba powinna wprowadzić lub czego robić więcej? Jest to zachęta do praktykowania nowych rzeczy, które mogą przynieść korzyści dla osoby lub zespołu.
Stop (Przestań): Które z obecnych działań lub zachowań powinny zostać zaprzestane, ponieważ są nieskuteczne lub szkodliwe?
Continue (Kontynuuj): Co obecnie robione jest dobrze i warto kontynuować? Ta część podkreśla i wzmacnia pozytywne zachowania.

Ten schemat może być z powodzeniem stosowany do szybkiego feedbacku ad hoc, zwłaszcza w sytuacji, kiedy pracownik aktywnie o to poprosi.

Metoda „Plus, Minus, Delta”

Metoda ta pomaga szybko zidentyfikować, co działa dobrze (Plusy), co wymaga poprawy (Minusy) i co powinno zostać zmienione (Delta), aby osiągnąć lepsze wyniki.

Przykład tej metody dotyczący sposobu pracy zespołu projektowego:

Plus: „Wasza współpraca i komunikacja w projekcie są imponujące; utrzymujcie ten poziom.”
Minus: „Zauważyłem jednak, że dokumentacja projektowa często jest niekompletna.”
Delta: „Sugeruję ustalenie tygodniowych przeglądów postępów w dokumentacji, aby upewnić się, że wszystko jest na bieżąco.”

Feedback 360 stopni

Ta metoda polega na zbieraniu feedbacku z różnych źródeł, takich jak przełożeni, współpracownicy i podwładni. Stąd pochodzi jej nazwa i odnosi się do pełnego kręgu osób otaczających daną osobę. Daje to pełniejszy obraz funkcjonowania pracownika w organizacji i z reguły odbywa się w sposób ustrukturyzowany poprzez wypełnianie uzgodnionych kwestionariuszy pytań.

Feedforward

Zamiast odnosić się do minionych zachowań, to podejście koncentruje się na przyszłości. Na podstawie feedforward pracownicy otrzymują sugestie dotyczące działań oczekiwanych od nich w przyszłości, co motywuje ich do rozwoju. Przełożony nie odnosi się do tego, co nie działa w tej chwili, ale jasno precyzuje swoje oczekiwania co do przyszłości i definiuje jasne kryteria spełnienia tych oczekiwań.

Metoda kanapki

Metoda kanapki to sposób, który polega na rozpoczęciu od pozytywnego komentarza, po którym następuje krytyka, a następnie zakończenie kolejnym pozytywnym komentarzem. Takie podejście ma na celu pomóc odbiorcy informacji zwrotnej poczuć się docenionym i uniknąć postawy defensywności lub zniechęcenia. Dzięki temu osoba odbierająca feedback staje się bardziej otwarta na jego przyjęcie.

W przypadku oceny prezentacji, feedback, w którym zastosowano metodę kanapki, może wyglądać następująco:

Pozytywne uwagi: „Struktura Twojej prezentacji była bardzo dobrze przemyślana, a szczegółowa analiza danych prowadziła do uzasadnionych wniosków”.
Konstruktywna krytyka: „Równocześnie zauważyłem, że jeśli chodzi o sposób prezentowania, to Twój kontakt wzrokowy z odbiorcami był ograniczony, co mogło wpłynąć na ich zaangażowanie.”
Pozytywne zakończenie: „Jeśli zwrócisz uwagę na ten ważny detal, Twoje przyszłe prezentacje będą jeszcze bardziej skuteczne. Jeśli mógłbym tu w czymś pomóc - daj proszę znać. Natomiast Twoja umiejętność analizy jest naprawdę imponująca”.

Podsumowanie: Najważniejsze Zasady Udzielania Feedbacku dla Liderów i Menedżerów

Liderzy i menedżerowie odgrywają kluczową rolę w udzielaniu feedbacku, ponieważ ma to ogromny wpływ na motywację i rozwój zespołu.

Oto podsumowanie jak skutecznie dawać feedback przełożonego na temat jakości pracy i zachowań podwładnych:

Bądź przykładem – Liderzy powinni traktować feedback jako proces dwustronny. Osoba udzielająca, powinna być otwarta na otrzymywanie informacji zwrotnej od swoich pracowników.
Twórz atmosferę zaufania – Budowanie relacji opartej na zaufaniu sprawia, że pracownicy są bardziej otwarci na otrzymywanie feedbacku i chętniej pracują nad swoim rozwojem.
Skoncentruj się na rozwijaniu potencjału – Feedback powinien być narzędziem, które pomaga pracownikom rozwijać swoje mocne strony i doskonalić obszary wymagające poprawy.

Na koniec warto zauważyć, że nowe generacje pracowników, takie jak Millennialsi i Generacja Z oczekują od swoich szefów częstego dawania feedbacku. Ta umiejętność nabiera więc coraz większego znaczenia i dlatego warto inwestować w szkolenia z feedbacku.

Najnowsze trendy mówią również o włączeniu do procesu feedbacku pytań coachingowych. Badania pokazują bowiem, że manager postępujący jak coach, który potrafi zadawać odpowiednie pytania (a nie tylko przekazywać dobrze sformułowane komunikaty), jest dużo bardziej skuteczny w budowaniu zaangażowania i przyśpieszaniu rozwoju swoich ludzi.

Poprzez zadawanie pytań daje bowiem drugiej osobie możliwość autorefleksji, zapraszając ją równocześnie do dialogu. Taki feedback pozwala na stworzenie bardziej partnerskiej relacji i sprawia, że w większości przypadków osoba przyjmująca jest dużo bardziej otwarta na jego przeanalizowanie.

Jeśli chciałbyś się dowiedzieć więcej, zachęcamy, aby przejść do linków umieszczonych poniżej i skorzystać z zawartej tam informacji.