15 wrz 20214 minut(y) czytania

Poprawa produktywności metodą Ivy Lee

W 1918 roku Charles M. Schwab był jednym z najbogatszych ludzi na świecie. Był wówczas prezesem Bethlehem Steel Corporation, największego przedsiębiorstwa stoczniowego i drugiego co do wielkości producenta stali w Ameryce.

Słynny wynalazca Thomas Edison nazwał kiedyś Schwaba „master hustler”. Bo nieustannie szukał on przewagi nad konkurencją.

Pewnego dnia w 1918 roku, w dążeniu do zwiększenia wydajności swojego zespołu i odkrycia lepszych sposobów realizacji zadań, Schwab zorganizował spotkanie z szanowanym konsultantem ds. produktywności, Ivy Lee.

Lee był odnoszącym sukcesy biznesmenem i jest powszechnie pamiętany jako pionier w dziedzinie public relations. Jak mówi historia, Schwab zaprosił Lee do swojego biura i powiedział:

„Pokaż mi, jak podnieść produktywność”.

„Daj mi 15 minut z każdym z dyrektorów” – odpowiedział Lee.

„Ile mnie to będzie kosztować?” - zapytał Schwab.

"Nic" – powiedział Lee. – "Chyba że to zadziała. Po trzech miesiącach możesz wysłać mi czek na tyle, ile to będzie dla ciebie warte."

Metoda poprawy produktywności Ivy Lee: na czym polega?

Podczas 15 minut spędzonych z każdym dyrektorem Ivy Lee wyjaśnił swoją prostą codzienną praktykę, która pomagała mu osiągnąć maksymalną produktywność:

Na koniec każdego dnia pracy zapisz sześć najważniejszych rzeczy, które musisz jutro wykonać. Nie zapisuj więcej niż sześć zadań.
Uporządkuj te sześć elementów w kolejności ich ważności.
Kiedy przyjedziesz jutro, skoncentruj się tylko na pierwszym zadaniu. Pracuj, aż pierwsze zadanie zostanie zakończone, zanim przejdziesz do drugiego zadania.
Podejdź do reszty listy w ten sam sposób.
Na koniec dnia przenieś niedokończone elementy na nową listę sześciu zadań na następny dzień.
Powtarzaj ten proces każdego dnia roboczego.

Choć strategia wydawała się bardzo prosta, Schwab i jego executive team w Bethlehem Steel postanowili spróbować. Po trzech miesiącach Schwab był tak zachwycony postępami, jakie poczyniła jego firma, że zaprosił Lee do swojego biura i wypisał mu czek na 25 000 USD.

Czek na 25 000 dolarów wypisany w 1918 roku jest odpowiednikiem czeku na 400 000 dolarów z 2018 roku.

Co sprawia, że jest metoda Ivy Lee jest tak skuteczna?

Metoda produktywności Ivy Lee dotycząca codziennego zarządzania listą rzeczy do zrobienia wydaje się śmiesznie prosta. Jak coś tak prostego może być tyle warte?

Metoda jest wystarczająco prosta, aby skutecznie działać.

Podstawową krytyką metod takich jak ta jest to, że są zbyt podstawowe. Nie wyjaśniają wszystkich zawiłości i niuansów życia. Co się stanie, jeśli pojawi się sytuacja wymagająca pilnej uwagi? A co z wykorzystaniem najnowszych technologii, aby w pełni wykorzystać naszą przewagę? Z mojego doświadczenia wynika, że złożoność jest często słabością, ponieważ utrudnia powrót na właściwe tory. Tak, pojawią się sytuacje awaryjne i nieoczekiwane zakłócenia. Ignoruj je tak często, jak to możliwe, zajmij się nimi, kiedy musisz, i wróć do listy zadań z priorytetami tak szybko, jak to możliwe. Używaj prostych zasad, aby kierować złożonym zachowaniem.

Ta technika zmusza do dokonania wyboru.

Nie wierzę, że w liczbie '6' jest coś magicznego. Równie dobrze mogłoby to być pięć zadań dziennie. Metoda Ivy Lee jest np. podobna zasady 25-5 Warrena Buffetta, która wymaga skupienia się tylko na 5 krytycznych zadaniach i zignorowania wszystkiego innego.

Myślę natomiast, że jest coś magicznego w narzucaniu sobie ograniczeń. Uważam, że najlepszą rzeczą, jaką można zrobić, gdy masz zbyt wiele pomysłów (lub gdy jesteś przytłoczony wszystkim, co musisz zrobić), jest przycięcie swoich pomysłów i odcięcie wszystkiego, co nie jest absolutnie konieczne. Ograniczenia mogą sprawić, że będziesz skuteczniejszy. Zasadniczo, jeśli nie zobowiązujesz się do niczego, wszystko cię rozprasza.

To narzędzie usuwa bezwładność i chęć zwlekania.

Największą przeszkodą w ukończeniu większości zadań jest ich rozpoczęcie (zejście z kanapy może być trudne, ale kiedy już zaczniesz biegać, znacznie łatwiej jest zakończyć trening). Metoda Lee zmusza cię do podjęcia decyzji o pierwszym zadaniu wieczorem przed pójściem do pracy. Ta strategia okazała się dla mnie niezwykle przydatna: jako pisarz mogę zmarnować trzy lub cztery godziny na debatowanie, o czym powinienem pisać danego dnia. Jeśli jednak zdecyduję się poprzedniego wieczoru, mogę się obudzić i od razu zacząć pisać. To proste, ale działa. Na początku rozpoczęcie pracy jest tak samo ważne, jak w ogóle odniesienie sukcesu.

Metoda Ivy Lee wymaga wybrania jednego zadania.

Współczesne społeczeństwo uwielbia wielozadaniowość. Mit wielozadaniowości polega na tym, że bycie zajętym jest synonimem bycia lepszym. Jest dokładnie odwrotnie. Mniejsza liczba priorytetów prowadzi do lepszej pracy. Studiuj światowej klasy ekspertów z niemal każdej dziedziny — sportowców, artystów, naukowców, nauczycieli, dyrektorów generalnych — a odkryjesz jedną cechę charakterystyczną dla nich wszystkich: skupienie. Powód jest prosty. Nie możesz być świetny w jednym zadaniu, jeśli ciągle dzielisz swój czas na dziesięć różnych sposobów. Mistrzostwo wymaga skupienia i konsekwencji.